Жизнь как история: Sihteeri Eijan työpäivä | Финляндия: язык, культура, история
НЕ ЗАБУДЬТЕ ПОМОЧЬ САЙТУ МАТЕРИАЛЬНО - БЕЗ ВАШЕЙ ПОДДЕРЖКИ ОН СУЩЕСТВОВАТЬ НЕ СМОЖЕТ!

Жизнь как история: Sihteeri Eijan työpäivä

Sihteeri Eijan työpäivä


Työskentelen oppilaitoksessa sihteerinä. Työpäiväni alkaa kello kahdeksan. Avaan aina ensin oppilaitokseen tulleen postin. Sitten luen oman sähköpostin, jossa on aina yllätyksiä. Näistä molemmista tulee paljon jatkotyötä. Kaikki lähtevä ja tuleva posti täytyy diarisoida. Joskus tulee postia ihmisille, jotka eivät enää ole meillä töissä, ja minun täytyy ilmoittaa lähettäjille asiasta. Sitten teen arkistointityötä ja hoidan rehtorin kanssa paperiasioita. Vien esimerkiksi sopimuksia allekirjoitettavaksi. Hoidan rehtorin puolesta myös koulutusten hankintaan ja työsopimuksiin liittyviä asiakirjoja. Lisäksi vastaan puhelimeen ja ohjaan kyselijöitä eteenpäin oikealle henkilölle.

Hoidan työntekijöiden matkajärjestelyt. Vien työntekijöiden matkamääräykset kehityspäälliköille ja sen jälkeen rehtorille. Hoidan juna- ja lentolippujen varaukset, kilpailutan bussit ja varaan hotellit. Minun täytyy huolehtia matkalle lähtevien vakuutuksista. Tänään minun piti lisäksi tilata henkilökunnalle uusia käyntikortteja.

Tehtäväni on kirjoittaa asiakirjoja. Minun vastuulla on myös tarkistaa, että asiakirjat ovat oikeanmuotoisia ja niissä on oikeat logot. Päivän aikana teen esitepohjia ja lähetän niitä eteenpäin. Vastaan lehti-ilmoitusten sisällöstä ja toimitan ne lehteen. Minä huolehdin myös todistuksista: ensin teen listat koulutukseen osallistuneista ja sitten kirjoitan todistukset. Tänään vuorossa oli työturvallisuuskortin suorittanut ryhmä. Lopuksi kirjasin tiedot oppilaitoksen tietokantaan ja postitin todistukset opiskelijoille.

Oppilaitoksessa käy päivittäin vieraita, ja minä esittelen heille talon toimintaa ja tiloja. Tapaan usein esittelijöitä, jotka tulevat tarjoamaan esimerkiksi toimistotarvikkeita tai liikelahjoja. Jos jollakin työntekijällä on merkkipäivä, minä ostan lahjan ja huolehdin onnittelutilaisuuden järjestämisestä. Järjestän ohjelmaa myös henkilökunnan koulutus- ja virkistyspäiviin. Lisäksi päivitän oppilaitoksen Internet-sivuja ja Intra-verkkoa sekä oppilaitoksen sisäistä puhelinluetteloa.


diarisoida – плохой (очень плохой) финский – и при этом модный сейчас: от английского to diarize – заносить в дневник, записывать в дневник, имеется в виду (наверное): ежедневно (или подневно) регистрировать

rehtorin puolesta – за ректора, от имени ректора (тут скрывается финская реалия – секретарь в России и sihteeri в Финляндии – немного разные вещи, финский секретарь имеет больше полномочий по принятию решений – это видно и из самого текста)

kehityspäällikkö – начальник по развитию, директор по перспективному проектированию (?) – переводы должностей иногда вызывают сложность

kilpailuttaa – проводить тендер (то есть делать отбор из нескольких коммерческих предложений в поисках самого выгодного)


На русском языке:

[wpex more=”Показать” less=”Скрыть”]

Рабочий день секретаря Эйи


Я работаю секретарем в учебном заведении. Мой рабочий день начинается в восемь часов. Сперва я открываю пришедшую в учебное заведение почту. Затем читаю собственную электронную почту, в которой всегда есть неожиданности. Из этих обоих приходит много дополнительной работы (литературнее: Из обеих вытекает необходимость разной дополнительной работы). Всю отправленную и пришедшую почту надо зарегистрировать по дням. Иногда приходит почта людям, которые больше не работают у нас и я должна сообщить отправителям об этом. Затем я делаю работу по архивированию и занимаюсь вместе с ректором бумажными делами. Ношу, например, договора на подпись. Занимаюсь от имени ректора также документальным оформлением приобретения образовательных услуг и документов для заключения трудовых договоров. Вдобавок я отвечаю на телефон и направляю запрашивающего дальше нужным людям.

Я заведую организацией поездок работников. Отношу командировочные предписания работников начальникам по развитию, а затем ректору. Оформляю бронирование билетов на поезд и самолет, подбираю самые подходящие автобусы и заказываю гостиницы. Мне необходимо заботиться о страховках отправляющихся в путь. Сегодня мне надо к тому же заказать персоналу новые визитки.

Моя задача – писать документы. На моей ответственности (литературнее: на мне лежит ответственность) также проверять, что документы правильно оформлены и в них правильные лого. В течение дня я делаю основы брошюр и отправляю их дальше. Отвечаю за содержание газетных объявлений и доставляю их в газету. Я веду также аттестаты: сперва делаю списки участвовавших в обучении, а затем пишу аттестаты. В сегодняшней очереди была группа сдавшая экзамен на аттестат по обучению правилам безопасности труда. Под конец я занесла сведения в базу данных и послала аттестаты учащимся.

Учебное учреждение ежедневно посещают гости и я показываю им деятельность заведения и аудитории. Встречаю часто агентов по продажам, которые приходят предлагать, например, принадлежности для офисов или бизнесподарки. Если у кого-нибудь из сотрудников знаменательная дата, я покупаю подарок и провожу организацию поздравительного мероприятия. Я организовываю также программу дней обучения и отдыха персонала. К тому же обновляю интернет-страницу учебного заведения и внутреннюю сеть, а также внутренний телефонный справочник (учебного заведения).

[/wpex]

Послать ссылку в:
  • Добавить ВКонтакте заметку об этой странице
  • Facebook
  • Twitter
  • LiveJournal
  • Одноклассники
  • Blogger
  • PDF

Постоянная ссылка на это сообщение: https://www.suomesta.ru/2015/02/11/zhizn-kak-istoriya-sihteeri-eijan-tyopaiva/

Добавить комментарий

Ваш адрес электронной почты не будет опубликован.